北京自考《秘書學概論》問答題總結十二

　　126.秘書所在組織內環境構成⑴組織的結構要素(如機構、人員、職責、制度)⑵組織動態運行要素(運轉效率、協同狀態)⑶組織生態發展要素(如反應力、創新力、力、凝聚力)⑷組織心態觀念(心理、精神)⑸組織的物質條件

　　127.秘書所在外部環境：外部環境是一個龐大的、層次分明的開放的系統，從國家方針政策、法律法規到社會經濟、文化、科技環境，以及周圍部門環境，都屬于外部環境，都是對秘書工作有密切影響。秘書部門是組織與外部溝通、交往的樞紐，應協助領導不斷調整、密切與外部的關系

　　128.處理改善秘書部門與上級領導機關的關系⑴遵從其領導與指導⑵加強為其服務⑶是加強溝通與協調

　　129.處理改善秘書部門與職能部門的關系⑴有效提供綜合服務(包括信息服務)⑵要做好協調工作⑶尊重和依靠各部門，不要超越職權，或包辦代替

　　130.處理改善秘書與群眾的關系：應在指導思想上以人民群眾利益為出發點和歸宿;在工作上把深入聯系群眾與貼近領導結合起來;在作風上，尊重與關心群眾，甘當小學生

　　131.秘書職能環境的作用⑴職能環境對秘書工作的規定性，正確把握職能環境的規定性，有助于充分利用環境條件，規范工作行為，否則就會行為失范、難以稱職⑵職能環境對秘書工作的導向性。

　　主要指秘書要遵從組織環境的目標及領導工作目標，適應職能環境變化的趨勢⑶職能環境對秘書工作的促動性。體現為行政性促動、誘導性促動，比較性促動等⑷職能環境對秘書工作的機構性和風險性

　　132.秘書職能環境的影響⑴職能環境的信任度(信任度體現在許多方面，信任度越高，領導重用，群眾依賴，自然是秘書充分發揮職能作用的前提)，秘書要做好工作，提高形象，增強信任度⑵職能環境的和諧度。秘書要主動配合(各方)，態度謙虛，加強溝通。如果處處不為別人方便著想，老死不相往來，工作也是搞不好的⑶職能環境的開放度。主要指信息要靈敏，廣泛吸收信息與知識，才能提高參謀服務水平⑷職能環境自由度。可以充分調動秘書的積極因素。自由度是由體制、權力運用方式、制度、領導風格及作風等因素構成的，也與上述的信任度、和諧度、開放度有關

　　133.適應職能環境各要素包括⑴適應環境特征⑵東路職能環境需要⑶順應職能環境發展⑷開發職能環境資源

　　134.適應職能環境特征⑴要適應宏觀環境特征與發展趨勢⑵適應所在組織的行業環境特征⑶適應所在組織的環境特征⑷要適應秘書部門做為綜合辦公部門的環境特征⑸要適應具體崗位環境特征

　　135.滿足職能環境需要：秘書的職能環境決定了秘書必需時刻注意，滿足領導工作的需要，包括日常工作、參謀輔助、隨機跟蹤的需要

　　137.順應職能環境發展：包括長期、中期、短期規劃與臨時變化均要把握順應

　　138.開發職能環境資源⑴開發領導資源，即要正確充分利益領導權威貫徹領導決策⑵開發信息智能資源，這是秘書智慧之源⑶通過協調，開發其他職能部門的資源，配合工作

　　138.秘書如何優化職能環境⑴立足點。是從客觀實際出發，立足于做好本職工作，從現實需要著手⑵著力點。主要是從具體工作環境出發，關鍵是優化與領導主輔配合的關系，同時把優化與其他部門和群眾的關系結合起來⑶主要途徑。靠自身卓有成效的職能工作，取得信任與重視，構成改善環境與提高工效的良性循環

　　139.秘書對具體環境障礙的排除⑴信任障礙(工作失誤、工作態度、思想動機不正、誤會等造成的障礙)⑵理解障礙，要使領導和各方正確理解秘書工作⑶溝通障礙，如虛假信息、信息網絡低效運轉、人際關系隔閡均會造成溝通障礙⑷利益障礙，是當今危害大的，又是客觀存在的問題

　　140.優化秘書的物質環境⑴辦公室①位置宜靠近主要服務對象附近②考慮不同崗位工種的需要③建筑條件宜寬暢、明亮、堅固、防水、防潮等④溫度、濕度、通風度、采光度、噪聲度、保密度諸因素⑵食宿、交通、通訊條件⑶辦公自動化方面的設備